Os desafios da Delegação
– Perguntas e Respostas –

 

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1. É necessário dividir as responsabilidades no trabalho? Por que delegar não é apenas mandar alguém fazer o trabalho?

Mais do que necessária, a divisão das responsabilidades é condição essencial para que se dê conta de todos os desafios que o mundo corporativo impõe a seus profissionais. Hoje, mais do que nunca, ninguém faz nada sozinho dentro da empresa. As demandas são tantas e tão imprevisíveis que o chefe que não souber delegar não dará conta.
E quando falamos em divisão de responsabilidades, estamos dizendo muito mais do que mandar ou pedir para alguém fazer algo. A verdadeira delegação pressupõe o comprometimento com a realização da tarefa: é mais do que favor ou obrigação. Nesse sentido, quem recebe a delegação sente-se co-responsável, apropria-se do desafio, busca a melhor alternativa para realizar a atividade e colhe, junto, os louros pela vitória.

2. É comum o medo de perder poder ao fazer isso? É pertinente este medo? Como superá-lo?

O que diferencia um gestor de um não gestor é justamente a capacidade de delegar de forma eficaz. Como vimos, a delegação exige o compartilhamento da responsabilidade e do sucesso pela realização das tarefas. Isso pode gerar em alguns gestores o medo de perder espaço e, até mesmo, sentimentos de rivalidade e competição. Estas reações, no entanto, revelam insegurança e imaturidade do gestor. Basta lembrar que o gestor é avaliado exatamente pela capacidade de fazer com que sua equipe realize tarefas – e não pela execução em si. Um líder se faz através da sua equipe.
Além do mais, gestores que são reconhecidos como executores, acabam se tornando escravos da rotina e, por serem imprescindíveis, não podem ser convidados a assumir novos desafios.

 

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3. Quais as dificuldades mais freqüentes enfrentadas pelas chefes que não conseguem delegar tarefas?

As chefes que não conseguem delegar estão condenadas à sobrecarga de tarefas. Na maioria das vezes sofrem da Síndrome da Mulher Maravilha: fazem 15 coisas ao mesmo tempo e não conseguem se planejar porque estão sendo sempre solicitadas pela equipe a dar palpites em tudo. Muitas vezes têm que tomar decisões importantes sem poder parar para refletir e se vêem perdendo horas preciosas para garantir a realização de atividades que na verdade são rotineiras e programáveis.
Normalmente a falta de delegação vem acompanhada da centralização excessiva, o que torna a equipe dependente e insegura. Na ausência da chefe, os membros da equipe entram em pânico e o trabalho emperra. Essa é a pior conseqüência da falta de delegação: não se desenvolve a equipe. Os gestores que delegam de forma eficaz potencializam as capacidades da equipe: treinam habilidades, motivam, aumentam o grau de iniciativa e criatividade e formam sucessores.

4. Como dividir o trabalho com a equipe?

• É preciso analisar quais são as tarefas a delegar e quem na equipe pode desempenha-las.
• A boa delegação envolve a dedicação de tempo do gestor para orientar e treinar o funcionário. Só vale lembrar que a gestora deve deixar a equipe livre para escolher sua própria maneira de realizar a atividade. Afinal, sempre existe mais de uma maneira de se obter o mesmo resultado e não necessariamente a melhor maneira é a nossa.
• Delegar é diferente de “delargar”. Faça a equipe saber que você vai acompanhar o andamento das tarefas e estará disponível para ajudar a equipe a solucionar problemas e esclarecer dúvidas. Mas lembre-se de que seu papel será o de ajuda-los a resolver os problemas e não o de resolver por eles. Caso contrário, continuarão eternamente dependentes de você.
• Defina claramente quais são as suas expectativas em relação às tarefas e determine prazos realistas para sua execução. Tome cuidado para não cobrar o que não foi combinado e também para não se deixar levar pelo perfeccionismo. Conceda margem de erros e os encare como parte do processo de aprendizagem.
• Por fim, defina até onde vai a autonomia de ação e de decisão para cada tarefa. Delegação de responsabilidade desacompanhada de autonomia é o mesmo que não delegação.

5. Que tipo de responsabilidades nunca devem ser delegadas?
A rigor, todas as tarefas são delegáveis. A conjuntura (momento/estratégia da empresa) e o grau de maturidade da equipe é que vão determinar quais tarefas merecem ser desempenhadas pelo gestor ou não.
6. Existe uma ética própria da delegação de tarefas, por exemplo, não passar para o funcionário apenas os serviços chatos, reservando sempre o que é bom para si mesma?
A ética da delegação envolve também:
• Não delegar tarefas só porque você não gosta de fazê-las.
• Delegar em função da competência do funcionário e dos objetivos de desenvolvimento que você definiu para ele e não pela preferência pessoal por este ou aquele profissional.
• Não abdicar da tarefa. Nenhuma delegação dispensa o gestor do acompanhamento dos resultados, afinal de contas, o gestor delega a responsabilidade de fazer, mas a responsabilidade perante a organização continua sendo sua.

7. Como ter segurança da capacidade de seu funcionário para executar esta ou aquela tarefa? Se esta segurança não existe, o que mudar? O que está errado com a equipe?

Se a gestora não tiver confiança na capacidade de realização do funcionário estaremos lidando com um erro de seleção – a gestora escolheu pessoas erradas para compor sua equipe.
Já a segurança na capacidade de realização virá com o próprio processo de delegação. Uma delegação planejada, onde a gestora escolhe o que vai delegar de acordo com as competências de cada membro da equipe e com dedicação de tempo para orientação e acompanhamento tem grandes chances de êxito. Normalmente os problemas ocorrem quando a delegação acontece num momento de desespero. De repente a gestora percebe que não vai conseguir fazer tudo sozinha e joga a tarefa para alguém executar sem que ela tenha tempo para orientar e acompanhar.

 

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8. Por que pode parecer tão difícil dividir o trabalho? Quais as principais resistências a serem superadas?

Várias podem ser as origens da resistência em delegar. Mas o que está por trás da maioria delas é insegurança e baixa auto-estima do profissional. Além do medo de perder poder, também podem gerar resistências:
• Falta de planejamento. Gestoras que lidam com o trabalho de forma tão caótica que não conseguem priorizar a delegação e o desenvolvimento da equipe.
• Perfeccionismo. A gestora acredita que ninguém pode fazer aquela tarefa tão bem quanto ela.
• Medo de errar. Receio de não acertar na escolha das tarefas ou na seleção de tarefas de acordo com o perfil de cada profissional.
• Despreparo para a liderança. A gestora é selecionada para o cargo sem aprender a lidar com pessoas e formar a equipe. Tem o vício de trabalhar sozinha com o foco em seu próprio ritmo.
• Medo do novo. Se a delegação funcionar, a gestora se verá com o tempo livre para se dedicar a tarefas que antes não conseguia fazer. Resistência a mudança.

9. As mulheres têm mais dificuldade em delegar do que os homens?

Neste campo, tanto os homens quanto as mulheres podem ter as mesmas dificuldades e as mesmas facilidades. Mas observamos que a mulher que passou pela experiência da maternidade tende a ter uma vantagem. A executiva mãe teve, necessariamente, que aprender a delegar já que é impossível criar filhos e trabalhar sem contar com a ajuda de alguém. E delegar parte da responsabilidade de criar e educar filhos é uma oportunidade de aprendizado ímpar. A executiva irá enfrentar nesta área todos os fantasmas da delegação com um adicional: estará delegando seu projeto mais importante e pelo qual tem o maior apreço.

2018-09-14T08:39:13+00:00 25 de julho , 2018|0 Comentários

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