Los desafíos de Delegar
– Preguntas y Respuestas –

 

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1. ¿Es necesario dividir las responsabilidades en el trabajo? ¿Por qué delegar no es solo mandar que alguien haga el trabajo?

Más que necesaria, la división de responsabilidades es condición esencial para enfrentar todos los desafíos que impone el mundo corporativo a sus profesionales. Actualmente, como nunca antes, nadie hace nada solo en la compañía. Las demandas son tantas y tan imprevisibles que el jefe que no sepa delegar no sobrevivirá.
Y división de responsabilidades significa mucho más que mandar hacer o encargarle algo a alguien. La verdadera delegación supone el comprometimiento con la realización de la tarea: es más que un favor o una obligación. En ese sentido, quien recibe la delegación se siente corresponsable, se apropia del desafío, busca la mejor alternativa para llevar a cabo la actividad y cosecha los laureles de la victoria al lado de su gestor.

2. ¿Es común que al hacerlo se tenga miedo a perder poder? ¿Es pertinente este miedo?
¿Cómo superarlo?

Lo que diferencia un gestor de un no gestor es exactamente la capacidad de delegar de manera eficaz. Tal como hemos visto, delegar exige compartir la responsabilidad y el éxito por la realización de las tareas. Eso puede generar en algunos gestores miedo a perder espacio e, incluso, sentimientos de rivalidad y competición. Estas reacciones, sin embargo, revelan inseguridad e inmadurez del gestor. Basta recordar que al gestor se evalúa precisamente por su capacidad de hacer que su equipo realice tareas – y no por la ejecución en sí. Un líder se hace por medio de su equipo.
Además, gestores que son reconocidos como ejecutores, se hacen esclavos de la rutina y, por ser imprescindibles, no pueden ser invitados a asumir nuevos desafíos.

 

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3. ¿Cuáles son las dificultades más frecuentes que enfrentan las jefes que no logran delegar tareas?

Las jefes que no logran delegar están condenadas a sobrecargarse de tareas. En la mayoría de las veces sufren del Síndrome de la Mujer Maravilla: hacen 15 cosas a la vez y no consiguen planear porque siempre son solicitadas por el equipo a opinar en todo. Muchas veces tienen que tomar decisiones importantes sin poder parar para reflexionar y pierden horas preciosas para asegurar que se realicen actividades que en realidad son rutinarias y programables.
Normalmente, la falta de delegación viene acompañada de la centralización excesiva, lo que hace dependiente e inseguro el equipo. En la ausencia de la jefe, los miembros del equipo entran en pánico y el trabajo se detiene. Es la peor consecuencia de la falta de delegación: no se desarrolla el equipo. Los gestores que delegan de forma eficaz potencian las capacidades del equipo: entrenan habilidades, motivan, aumentan el grado de iniciativa y creatividad y forman sucesores.

4. ¿Cómo dividir el trabajo con el equipo?

• Es preciso analizar cuáles son las tareas a delegar y quién puede desempeñarlas en el equipo.
• La buena delegación abarca la dedicación de tiempo del gestor para orientar y entrenar al empleado. Cumple recordar que la gestora debe dejar libre al equipo para elegir su propia manera de realizar la actividad. Total, hay siempre más de una forma de obtenerse el mismo resultado y no necesariamente la mejor es la nuestra.
• Delegar es distinto de abandonar. Deje que sepa el equipo que usted va a acompañar la marcha de las tareas y estará a disposición para ayudarlo a solucionar problemas y a aclarar dudas. Pero recuerde que su papel será ayudarlo a resolver los problemas y no resolver por él. En caso contrario, seguirá eternamente dependiente de usted.
• Defina claramente cuáles son sus expectativas respecto a las tareas y determine plazos realistas para su ejecución. Cuidado para no cobrar lo que no se acordó y para no llevarse por el perfeccionismo. Conceda margen de errores y considérelos parte del proceso de aprendizaje.
• Por fin, defina hasta dónde va la autonomía de acción y de decisión para cada tarea. Delegar responsabilidad desacompañada de autonomía es lo mismo que no delegar.

5. ¿Qué tipo de responsabilidades nunca deben delegarse?
En rigor, todas las tareas son delegables. La coyuntura (momento/estrategia de la empresa) y el grado de madurez del equipo determinarán cuáles tareas merecen ser desempeñadas o no por el gestor.

6. ¿Existe una ética propia en delegar tareas, por ejemplo, no darle al empleado solo los trabajos aburridos, y guardar siempre lo que es bueno para sí mismo?
La ética de la delegación también abarca:
• No delegar tareas solo porque no le gusta a usted hacerlas.
• Delegar en función de la competencia del empleado y de los objetivos de desarrollo que usted definió para él y no por la preferencia personal por este o por aquel profesional.
• No abdicar de la tarea. Ninguna delegación dispensa que el gestor acompañe los resultados, al fin, el gestor delega la responsabilidad de llevar a cabo la tarea, pero la responsabilidad ante la organización sigue siendo suya.

7. ¿Cómo estar seguro de la capacidad de su empleado para ejecutar esta o aquella tarea? Si no hay seguridad, ¿qué cambios hacer? ¿Qué es lo que va mal en el equipo?

Si la gestora no confía en la capacidad de realización del empleado, estamos tratando de un error de selección –la gestora eligió personas equivocadas para formar parte de su equipo.
La seguridad en la capacidad de realización vendrá con el mismo proceso de delegar. Una delegación planeada, en que la gestora escoge qué va a delegar según las competencias de cada miembro del equipo y con dedicación de tiempo para orientar y acompañar, tiene gran chance de éxito. Normalmente los problemas ocurren cuando se delega en un momento de desesperación. De repente, la gestora advierte que no va a lograr hacer todo sola y le echa la tarea a alguien para que se haga cargo sin tiempo para orientarlo y para acompañar el proceso.

 

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8. ¿Por qué puede parecer tan difícil compartir el trabajo? ¿Cuáles son las principales resistencias a superar?

Pueden ser varios los motivos de resistir en delegar. Pero lo que está por detrás de la mayoría de ellos son inseguridad y baja autoestima del profesional. Además del miedo de perder poder, también pueden generar resistencia:
• Falta de planeamiento. Gestoras que tienen con el trabajo una relación tan caótica que no logran priorizar la delegación y el desarrollo del equipo.
• Perfeccionismo. La gestora considera que nadie puede hacer la tarea tan bien como ella.
• Miedo de equivocarse. Recelo de no acertar en la elección de las tareas o en la selección de tareas según el perfil de cada profesional.
• Falta de preparación para el liderazgo. Se selecciona a la gestora para el puesto sin que haya aprendido a tratar con personas y a formar el equipo. Tiene el vicio de trabajar sola con enfoque en su propio ritmo.
• Miedo al nuevo. Si funciona la delegación, la gestora se verá con tiempo libre para dedicarse a tareas que antes no podía hacer. Resistencia a cambios.

9. ¿Las mujeres tienen más dificultad en delegar que los hombres?

En este campo, tanto los hombres como las mujeres pueden tener las mismas dificultades y las mismas facilidades. Pero observamos que la mujer que pasó por la experiencia de la maternidad suele tener una ventaja. La ejecutiva madre tuvo, necesariamente, que aprender a delegar, ya que es imposible cuidar a los hijos y trabajar sin contar con alguna ayuda. Y delegar parte de la responsabilidad de cuidar y educar a los hijos es una oportunidad de aprendizaje impar. La ejecutiva va a enfrentar en esta área todos los fantasmas de la delegación con un adicional: estará delegando su proyecto más importante y por el cual tiene mayor aprecio.